てにとる 試作品事例 | 医療・送迎管理

透析クリニックの送迎を、
本部が“見守る”仕組み「ミマモリ本部」

数十のクリニックで毎日走る送迎車。本部が全部を見て回るのではなく、問題があるときと起きそうなときだけ知らせが届く。試作品を触りながら、本部の仕事を4つに絞り込みました。

医療(透析)送迎・運行管理多拠点の本部管理HTML試作品既存システムとの連携
てにとるで相談する(無料) ミマモリ本部の例外の一覧の画面

公開にあたり、法人名・施設名・氏名・数値はすべてサンプルに置き換えています。画面も架空のデータで表示しています。

お客さま(サンプル)

透析クリニックを多拠点で運営する医療グループの、送迎部門

約60送迎を行うクリニック
約300台毎日動く送迎車
約350名ドライバー
週3回患者さんが通う透析のリズム
STORY 01
はじまり

透析の患者さんは、週に3回、4時間ほどの治療に通います。多くの方がクリニックの送迎車を使い、送迎はクリニックごとに組まれてきました。

このグループでは、各クリニックに配車と運行記録の仕組み(当社の透析ナビれる)を入れる話が進んでいました。そこで送迎部門の責任者の方から出てきたのが、次のひと言です。

施設のシステムだけでは、本部としての横断管理が成り立たない。施設の展開と本部の仕組みは、セットで考えたい。送迎部門の責任者の方(趣旨)
STORY 02
本部の悩み

送迎部門は、グループ全体の安全運行、ドライバーの教育、事故の防止を担う部署です。お話を伺うと、悩みは「見えないこと」に集まっていました。

事故や故障の連絡が電話だけ

だれが受けて、いま対応中なのか、終わったのかが記録に残らない。

記録がそろっているか分からない

アルコールチェックや日常点検が、全施設で毎日できているかを確かめる手段がない。

期限や人手不足に、あとから気づく

車検・免許・講習の期限、退職で朝便が回らなくなることに、直前で気づく。

「忙しい」が本当か判断できない

ドライバーから忙しいと声が上がっても、負荷が特定の人に偏っているのかが分からない。

STORY 03 | 見直し

最初の案は「本部が全部を管理する」重いものでした

はじめは、台帳、車両の位置、全施設の運行状況、コストの集計まで、本部が見られる機能を思いつく限り並べました。ところが試作品を前に話していくと、担当者の方からこんな声が出てきました。

本部での作業は、多くしないほうがいい。大事なのは、何か起きたときの対応と、起きそうな状態をつかむこと。そして、起きない状態が続いているかを確かめること。見直しのときに当社担当者が立てた方針

他の運行管理の仕組みも参考に、本部の機能を一から並べ直しました。決めたのは「本部には例外だけが届く」という形です。

見直す前

  • 本部が毎日、全施設の画面を見て回る
  • 台帳を本部でも入力し直す
  • 位置情報でドライバーを常に見張る
  • 会計データまで取り込んでコストを集計
→

見直した後

  • 何もなければ「全施設 正常」の1行だけ
  • 台帳は施設が正。本部は確認のうえで変える
  • 負荷は月ごとの集計で、偏りだけを見る
  • 会計とはつながず、承認を得やすい範囲に

本部の仕事は、この4つだけ

①

起きたときに動く

事故・故障・体調急変は施設と本部に同時に届き、施設をまたいで車と人を回す

②

起きそうなことに気づく

期限、退職による人手不足、特定のドライバーへの負荷の偏りを先に知らせる

③

起きない状態を確かめる

アルコールチェックや点検の記録の抜けだけを知らせる

④

振り返る

月に1回、件数と完了までの日数、定時率を見て次の手を考える

試作品で議論が進んだ例:「ドライバーが外でさぼっていないか見たい」
最初の要望位置情報をリアルタイムで見て、ドライバーに「見られている」と意識させたい
→
話して分かったこと1便ごとの時間を責めると急がせることになり、事故のときの責任問題にもなる
→
たどり着いた形月ごとの集計で、特定の人に負荷が偏っていないかを見る「負荷の偏り」画面に
試作品の画面

動く試作品で、運用に合うかを確かめました

画面はすべて、ブラウザで開くだけで動く試作品です。架空のデータを入れて、打ち合わせの場で実際に操作しながら議論しました。

例外の一覧
毎朝いちばんに開く

例外の一覧

本部に届いた例外だけが並びます。緊急は赤、未対応・対応中は黄、完了は緑。クリックで対応を始め、ダブルクリックで詳細が開きます。

  • 例外のない施設の数をまず大きく表示
  • 施設で片づいたものは本部に上がらない
緊急連絡のポップアップ
① 起きたときに動く

緊急の知らせ

施設から「体調急変」などの緊急連絡が届くと、画面にポップアップが出て、担当者のスマホにも通知が届きます。

  • 通知には患者さんの名前を出さない
  • 一定時間だれも確認しなければ、管理者にSMS
車両故障の詳細
① 起きたときに動く

車両故障と代わりの車の手配

代わりの車の手配は施設が主体。本部は「手配中 → 向かっている → 送迎再開 → 完了」の進み具合を見ていて、必要なときは近くの施設の空き車両を手配できます。

施設とのチャット
① 起きたときに動く

施設とのチャット

電話の代わりに、記録が残るチャットで。緊急はスレッドの先頭に固定され、だれが確認したかが分かります。本部から全施設への一斉連絡も既読が分かります。

ドライバーの負荷の偏り
② 起きそうなことに気づく

ドライバーの負荷の偏り

便数、車椅子の方の担当、外出時間、走行距離、拘束時間を、同じ施設の平均と比べます。高い状態が続く人だけを知らせ、1便ごとの時間では責めません。

期限の近いもの
② 起きそうなことに気づく

期限の近いもの

車検、保険、免許、高齢者講習の期限のうち、予約や更新の入力がないものだけ。施設に先に知らせ、動きがないときだけ本部に上がります。

記録のそろい具合
③ 起きない状態を確かめる

記録のそろい具合

業務前後のアルコールチェック、日常点検、日報、乗車記録が、全施設でそろっているかを毎日自動で確かめます。抜けたセルをクリックすると、その施設に入力をお願いできます。

月次の振り返り
④ 振り返る

月次の振り返り

月に1回、本部が対応した件数、完了までの日数、記録がそろった割合、定時率だけを見ます。細かい帳票は、使うものが分かってから足す方針です。

設計のポイント

「本部の作業を増やさない」ための4つの工夫

施設の入力はそのまま使う

点検、アルコールチェック、運行の記録は施設のシステムから自動で取り込み。本部への報告のために入力し直すことはありません。

まず施設へ、動かなければ本部へ

知らせはまず施設の責任者に。一定時間対応が始まらないときだけ本部に上がります。緊急だけは同時に届きます。

文面は現場から見た状態で

「データ不整合」ではなく「3号車の車検が来月10日に切れます。代車の手配が必要です」。読んだ人が次に何をするか分かる書き方にしました。

知らせる基準は試して決める

基準を最初から決め打ちせず、1施設で数週間試して件数を見てから調整し、全施設に広げる計画です。

てにとるの進め方

紙の提案書だけで決めず、触れるものを先につくる

1. お話を伺う

送迎部門の業務と、本部として困っていることを伺いました。

2. 動く試作品をつくる

伺った内容から、まず本部の画面を一通り動く形に。データは架空のものを入れました。

3. 触りながら見直す

「本部の作業を増やさない」という方針が出て、機能を4つの仕事に並べ直し。会計連携のように、承認を難しくする範囲は外しました。

4. 提案と見積もりにつなげる

試作品の画面をそのまま使って、経営層向けの提案書と、段階ごとの費用をまとめました。

「こんな仕組みがあったら」を、まず触れる形に

てにとるは、紙の提案書の前に、動く試作品をお届けするアビココのサービスです。業務のお話を伺い、画面を触りながら一緒に形を決めていきます。

てにとるで相談する(無料) てにとるについて見る
1業務と困りごとを伺う
2動く試作品をお届け
3触りながら一緒に直す
4範囲を決めてお見積り