SSW支援台帳／ご紹介資料

面談の録音から、
提出書類の
下書きまで。

スクールソーシャルワーカーの聞き取り記録を
⑨⑥⑦⑤⑩の原紙へ、そのまま書き出す記録ツール

アビココ株式会社
※資料中の氏名・学校名・面談内容はすべて架空のサンプルです

今回の課題

聞き取りの結果を、毎回いくつもの報告書に書き直している

SSWは児童生徒・保護者・教職員から話を聞き、その内容を教育委員会や学校へ報告します。ところが提出先の書類は種類ごとに書式も粒度も違うため、同じ面談の内容を何度も書き分けることになります。支援に使いたい時間が、記録の清書に取られています。

⑨

ベースシート

本人・家庭・学校の状況を整理する人物像のシート。面談のたびに更新

⑥

支援経過報告

1人1行。月ごとの記録と、概要・見立てを書く

⑦

支援報告書

面談の経過を日付ごとに詳しく書くWord様式

⑤

支援集計表

児童生徒ごとの支援回数・訪問先・連携先

⑩

カウント表

全員分を月単位で合算するカウント

同じ内容を書き分ける1回の面談を、⑥には短く、⑦には詳しく、⑨には人物像として。書く場所ごとに言い回しを変える必要がある。

前回分とのつなぎ合わせ数か月にわたって同じ子を追うため、前回までの記載に今回の話をどう足すかを毎回考える。

原紙の書式を崩せない結合セルや罫線、計算式の入った様式に手で転記する。行がずれたり、式を消してしまったりしやすい。

SSW支援台帳ご紹介資料1

解決のしくみ

録音をひとつ入れると、5つの書類の下書きがそろう

面談の録音ファイルを台帳に入れるだけで、文字起こしからAIによる下書きまでが一度に進みます。SSWは内容を確かめて手直しし、原紙に書き出すだけです。

録音を入れる面談の録音をドラッグ＆ドロップ。WAVは自動で圧縮、2時間ほどの長い録音も区切って処理

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文字起こし話者ごとに「SSW：」「本人：」と分けて文字に。その場で話して入力することもできる

›

全項目を下書き⑨の各欄、⑥の概要・見立て、抱える問題、この回の⑥用要約と⑦用詳細をまとめて作成

›

確認して補う空いた欄は手入力・音声入力・AI要約で補う。回数や人数は手で入れる

›

原紙へ書き出し⑨→⑥→⑦→⑤→⑩の順に「記入して保存」。罫線や計算式はそのまま

AIにまかせること文章の部分。話の内容を、それぞれの欄にふさわしい長さと言い回しで書く。前回までの記載があれば、それを土台に今回の話を足して書き直す。録音に出てこないことは書かない。

人が担うこと数値と最終確認。支援回数・訪問先・連携先などの人数や回数は手入力のまま。AIの下書きを読んで、表現や事実関係を整えてから提出する。

SSW支援台帳ご紹介資料2

基本技術

音声から、決められた様式のExcel／Wordをつくる

このツールの中身は、3つの技術の組み合わせです。新しい書類を作るのではなく、提供された原紙ファイルそのものに書き込むのが特徴です。

技術 1

音声を文字にする

録音ファイル → 文字起こし

音声認識AI（Gemini／Whisper）で文字起こし。話者を「SSW：」「本人：」と分ける
WAVなど大きな音声は、ブラウザ内で軽い形式に変換してから送る
2時間ほどの録音は一定の長さ（既定15分）で区切り、順に処理してつなぐ

技術 2

文章から項目を取り出す

文字起こし → 項目ごとのデータ

様式の項目一覧（名前と意味）をAIに渡し、項目ごとの文章をJSONで返させる
前回までの記載も一緒に渡し、消さずに今回分を統合させる
根拠のない項目は空のまま。番号の置き換えなど決まりごとはプログラムで処理

{ "keii": "5月連休明けから…", "mondai": [1, 3, 9], "summary06": "本人面談。別室…", "detail07": "6/25 相談室で…" }

技術 3

原紙に差し込む

項目データ＋原紙 → 記入済みファイル

Excel／Wordの中身はXMLファイルの集まり。原紙をコピーし、決めたセル・段落の値だけを書き換える
結合セル・罫線・書式・印刷設定には触れない。計算式は開いたときに再計算させる
読み込んだファイルの中身から、⑤⑥⑦⑨⑩のどれかを自動で見分ける

原紙.xlsx（ZIP） └ xl/worksheets/sheet1.xml <c r="C12"> ← ここだけ書く

つなぎ役になる「対応表」技術2の項目名と、技術3の書き込み先（シート名・セル番地、Wordの表の位置）を結ぶ表を様式ごとに持っています。様式が変わっても、直すのはこの表だけで済みます。

動かす環境HTMLファイル1つで完結（JavaScript）。ファイルの読み書きは JSZip、音声の変換は Web Audio API と MediaRecorder を使い、すべてブラウザの中で行います。

SSW支援台帳ご紹介資料3

基本技術の応用

「様式が決まっていて、話した内容を書き写す」仕事なら同じしくみで

聞き取りや報告の内容を、決まった書式に書き写す作業はどの業界にもあります。音声認識と原紙への差し込みはそのまま使い回せるので、変わるのは「どの項目を、どこに書くか」の定義だけです。

介護・福祉の記録訪問やサービス提供時の会話から、ケース記録や支援経過記録を作る例：介護記録、相談支援の経過記録

医療・看護の報告訪問看護や相談の内容を、提出用の報告書様式に書き出す例：訪問看護報告書、面談記録

現場の点検・作業報告点検しながら話した内容から、チェック表と所見欄を埋める例：設備点検表、作業日報

営業・商談の記録打ち合わせの録音から、社内様式の商談報告や議事録を作る例：商談報告書、訪問記録

行政・窓口の聞き取り窓口相談の内容を、決められた相談票や受付簿に書き出す例：相談受付票、聞き取り票

学校・教育の記録面談や家庭訪問の内容を、校内様式や引き継ぎ資料にまとめる例：個人面談記録、引き継ぎシート

そのまま使える部分録音の取り込み・圧縮・分割、文字起こし、AIへの依頼と結果の受け取り、原紙を崩さずに書き込むしくみ、ブラウザ内保存

業務ごとに用意するもの原紙ファイル、項目の一覧と意味（AIへの指示）、項目と書き込み先の対応表、手入力に残す項目の線引き

SSW支援台帳ご紹介資料4

ストーリー

ある SSW の 6月25日

ここからは、架空のSSWと生徒を例に、実際の画面でツールの使い方を追っていきます。

SSW

山本さくらさん

さくら市で小・中・高の4校を担当。対象の児童生徒は常時数名。面談のあと、事務所に戻ってから記録と報告書の作成に追われている。

対象生徒

青木ひなたさん（中学2年）

5月の連休明けから欠席が増え、担任から相談があった。クラス替えで仲のよい友人と離れ、朝の頭痛や腹痛も続いている。イラストを描くのが好き。

5月14日

本人と面談。教室に入りづらい気持ちを聞く

5月28日

母と面談。朝の様子を共有し、別室登校を提案

6月11日

校内ケース会議。週2日の別室登校を決める

6月25日（今日）

本人と面談。別室登校が続き、教室にも少し行ってみたいと話す

このあとの流れ今日の面談を録音した山本さんは、事務所に戻ってパソコンで台帳を開きます。これまでの3回分の記録はすでに入っています。ここに今日の録音を入れるところから始めます。

SSW支援台帳ご紹介資料5

SCENE 1

担当している子が、
一覧で見渡せる

「対象者一覧」には、担当する児童生徒がカードで並びます。カードには面談の回数と期間が出るので、誰とどれくらい関わってきたかがひと目でわかります。

何人でも登録でき、同じ子を数か月にわたって追える
氏名・学年・支援№・学校名などの基本情報はここで入力
入力はブラウザ内に自動保存。JSONで控えも取れる

ストーリー山本さんは、ひなたさんのカードを選びます。面談はこれまでに3回。

「対象者一覧」タブ。選んだ子のカードに赤い帯が付き、下に基本情報が開く

SSW支援台帳ご紹介資料6

SCENE 2

面談は1回ごとに
カードで積み上がる

「面談記録」タブでは、その子との面談が日付順に並びます。1回分のカードに、録音の文字起こし、⑥用の短い記録、⑦用の詳しい記録がまとまっています。

上部に月ごとの件数が出る（例：5月 2件、6月 1件）
本人・保護者・教職員、誰との面談でも同じ形で残せる
支援回数などのカウントもカードごとに手入力

ストーリー5月の本人面談、母との面談、6月のケース会議。これまでの記録がそのまま残っています。山本さんは「＋面談記録を追加」を押します。

「面談記録」タブ。各カードの先頭に、緑色の音声取り込み口がある

SSW支援台帳ご紹介資料7

SCENE 3

今日の録音を、
緑の枠に落とすだけ

新しいカードに面談日を入れ、録音ファイルを緑の枠へドラッグ＆ドロップします。ボタンから選んでもかまいません。

WAVなど容量の大きい音声は、ブラウザ内で自動的に圧縮
2時間ほどの長い録音は、区切って順番に文字起こし
処理中はいま何をしているかが表示される

ストーリーICレコーダーから取り込んだ今日の録音を、そのまま枠へ。「文字起こし中…」の表示が出ます。

録音を入れた直後。緑の枠の中に処理の状況が出る

SSW支援台帳ご紹介資料8

SCENE 4

文字起こしと同時に、
記録の下書きができる

文字起こしが終わると、AIが内容を読み取り、この回の⑥用の要点と⑦用の詳しい経過をまとめて書きます。同じタイミングで、⑨ベースシートや⑥の概要・見立ても更新されます。

⑥用は1〜2文の要点、⑦用は時系列の詳しい記録
録音に出てこない内容は書かない（推測で埋めない）
気になる欄は「AI要約」で整え直したり、音声で追記したりできる

ストーリー「別室登校が週2日続いている」「美術の時間なら教室に行ってみたい」。ひなたさんの言葉が、そのまま記録の形になって並びます。

文字起こし（上）と、AIが下書きした⑥用・⑦用の記録（下）

SSW支援台帳ご紹介資料9

SCENE 5

ベースシートは、
前回までの記載に今回分を足す

⑨ベースシートは、一度書いて終わりではなく、面談のたびに書き足していく書類です。AIには前回までの記載も渡しているので、消さずに今回の話を加えた文章に書き直します。

「相談の経緯」に6月からの別室登校が加わる
「抱える問題」のチェックも会話から付く
面談記録は毎回新しく残り、ベースシートは最新の姿に更新される

ストーリー経緯の欄には、5月の相談から今日の面談までが一つながりの文章で入っていました。

「⑨ベースシート」タブ。画面の並びは原紙に合わせてある

SSW支援台帳ご紹介資料10

SCENE 6

経過報告は、
月ごとに自動で並ぶ

⑥支援経過報告は1人1行で、4月から3月までの月の列に記録を書いていく様式です。面談記録の⑥用要約が月ごとに集まり、そのまま表になります。

支援開始日は最初の面談日から自動で入る
⑨の13項目の問題番号を、⑥の11項目へ自動で置き換え
概要と見立ても、面談のたびに更新される

ストーリー5月に2件、6月に2件。ひなたさんへの支援の流れが、表で見えるようになりました。

「⑥経過報告」タブ。下の表が月別の記録

SSW支援台帳ご紹介資料11

SCENE 7

原紙を読み込んで、
順番に「記入して保存」

「書類出力」タブに、教育委員会から配られた原紙ファイルをまとめて入れます。あとは上から順にボタンを押すと、記入済みのファイルが保存されます。

作成順は ⑨→⑥→⑦→⑤→⑩
⑨⑦⑤は選んでいる子の書類、⑥は全員分を1枚に、⑩は月を指定して全員分を合算
原紙はコピーして書き込むので、元のファイルは変わらない

ストーリー山本さんは原紙を5つまとめてドロップし、ボタンを順に押していきます。

「書類出力」タブ。読み込んだ原紙ごとに保存ボタンが並ぶ

SSW支援台帳ご紹介資料12

できあがった書類

いつもの様式のまま、中身が入った状態で手元に残る

⑦SSW支援報告書（Word）。4回分の面談が日付ごとに入り、抱える問題にもチェックが付いている

⑥SSW支援経過報告（Excel）。担当する子が1人1行で並び、概要と見立てが入る

ストーリー報告書を一から書き起こす作業はなくなりました。山本さんがやったのは、下書きを読んで言葉を少し直すことだけ。空いた時間で、ひなたさんの担任に「美術の時間から試してみたい」という話を伝えに行きます。

SSW支援台帳ご紹介資料13

安心して使うために

個人情報を扱う前提でつくっています

HTMLファイル1つで動くインストール不要。ダブルクリックしてブラウザで開けば使える。サーバーは持たない

データはパソコンの中台帳はブラウザ内に保存。外へ送るのは文字起こし・要約のためにAIへ渡す音声と文章だけ

推測で書かない録音に根拠のない内容は空欄のまま残す。数値はAIに触らせない

原紙の書式を守る結合セル・罫線・計算式・印刷設定を保ったまま書き込む

AIは選べるGoogle Gemini と OpenAI に対応。APIキーを入れて接続テストをすれば準備完了

共有PCへの配慮APIキーは台帳データに含めない。使い終わったら設定画面で消せる

※面談音声を外部のAIサービスに送ってよいかは、所属先の規程をご確認ください。

「設定」タブ。AI事業者とAPIキー、モデル、長い録音を区切る長さを設定する

SSW支援台帳ご紹介資料14

まとめ

聞き取りの内容を、書き直さずに報告書へ

録音を入れればAIが文章を下書きし、原紙に書き出すところまで台帳ひとつで進みます。
SSWの仕事は、下書きを確かめることと、数値を入れることだけになります。

初めて面談する子対象者を登録 → 面談記録を追加して録音を入れる → ⑨⑥の空欄を確認して補う → 原紙に書き出す

2回目以降の子一覧からその子を選ぶ → 面談記録を追加して録音を入れる（前回分に自動で統合） → 確認して補う → 原紙に書き出す

SSW支援台帳ご紹介資料／アビココ株式会社15

面談の録音から、提出書類の下書きまで。